API-Anbindung
Dynamische Kommunikation mit Schnittstellen
Schnittstellen verwenden
Es wird immer wichtiger Informationen auf schnelle Art und Weise global zwischen verschiedensten Systemen austauschen zu können.
Dies wird in der Regel durch die Verwendung von Programmierschnittstellen, sogenannten APIs, erreicht (z.B. REST oder SOAP).
OL Connect Professional bietet sowohl die Möglichkeit mit vorhandenen, externen Schnittstellen zu kommunizieren, als auch eigene Endpunkte bereitzustellen.
Gerne beraten wir Sie bezüglich der Möglichkeiten zur Anbindung oder Erstellung entsprechender Schnittstellen.
Dokumentenstatus immer im Blick behalten
Ein Lettershop erhält täglich eine Vielzahl an Dokumenten per FTP bereitgestellt, die entsprechend gedruckt und versendet werden sollen.
Sowohl bei der Produktion, als auch der Zustellung der Dokumente kann es zu Problemen kommen, auf die der Auftraggeber reagieren möchte.
Die Herausforderungen
- Dokumente wurden nicht auf den FTP-Server übertragen
- Einzelne Dokumente können nicht gedruckt werden
- Dokumente wurden bereits gedruckt und versendet
- Briefe konnten nicht zugestellt werden (Rückläufer)
- ...
Die Lösung
Damit der Auftraggeber immer den konkreten Status zu jedem Dokument einsehen kann, werden die Dokumenteninformationen über eine API-Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Lettershop ausgetauscht. Dabei wird parallel zur FTP-Übertragung zu jedem Dokument eine eindeutige Kennung über die API bereitgestellt. Während und nach der Verarbeitung der Dokumente wird der jeweilige Status zu jedem einzelnen Dokument über die API an den Auftraggeber zurückgemeldet.
Der Auftraggeber gibt in seinem Auftragsmanagementsystem an welche Dokumente gedruckt werden sollen. Diese Dokumente werden auf einen SFTP-Server hochgeladen und parallel dazu werden über die REST-Schnittstelle die Informationen zu den Dokumenten an OL Connect Professional übermittelt.
Anhand der, über die Schnittstelle bereitgestellten Informationen, lädt OL Connect Professional die gewünschten Dokumente vom SFTP-Server herunter und fasst sie zu einem Auftrag zusammen.
Die Dokumente werden mit Kuvertiermarkierungen und zusätzlichen Informationen angereichert und als Druckdaten an die Druckmaschine übergeben.
Bei erfolgreicher Erstellung der Druckdaten wird über die Schnittstelle ein entsprechender Status zurückgemeldet.
Zu den erfolgreich gedruckten und kuvertierten Dokumente erfolgt eine Informationen an OL Connect Professional. Der Status der Dokumente wird wiederum über die Schnittstelle an den Auftraggeber zurückgemeldet.
Dokumente die postalisch nicht zugestellt werden konnten werden durch die Versandabteilung des Lettershops erfasst und OL Connect Professional gibt über die Schnittstelle eine entsprechende Rückmeldung an den Auftraggeber.
Die einzelnen Schritte
FTP Überwachung
Ein vorgegebenes FTP-Verzeichnis wird durch OL Connect Workflow überwacht. Sobald eine PDF-Datei gefunden wird, wird diese aufgenommen und zur Verarbeitung an den OL Connect Datamapper/Designer weitergegeben.
Datenstrukturierung
Die PDF-Datei wird vom OL Connect Workflow an den OL Connect Datamapper übergeben. Anhand eines eindeutigen Kennzeichens auf der ersten Seite jedes Briefes trennt der Datamapper die PDF-Datei in einzelne Datensätze. Anschließend wird der Adressbereich ausgelesen und anhand einer speziellen Logik die Postleitzahl innerhalb der Adressdaten ermittelt. Das so erzeugte Datenmodell wird dem OL Connect Designer zur Verarbeitung zur Verfügung gestellt.
Inhalt anreichern
- Die im OL Connect Datamapper erzeugte Datenstruktur wird mit der OL Connect Design Vorlage verknüpft.
- Die im OL Connect Datamapper geladene und in einzelne Datensätze aufgeteilte PDF-Datei wird als Hintergrund für das Layout verwendet.
- Es werden OMR-Markierungen zur Kuvertiermaschinen-Steuerung aufgebracht.
Druckausgabe
- Auf Basis der Postleitzahl werden die Datensätze sortiert.
- Anhand der Seitenanzahl des jeweiligen Datensatzes erfolgt eine Gruppierung in Portoklassen.
- Erzeugung der Druckdaten im benötigten Format.
- Übergabe der erzeugten Druckdaten an die Druckmaschine.
Rückmeldung API
Der Verarbeitungsstatus der einzelnen Sendungen wird vom OL Connect Workflow mittels HTTP-Request an den REST-API Endpunkt übertragen.
Weitere Möglichkeiten
- Der Auftraggeber erhält automatisch eine Rückmeldung per E-Mail mit Informationen zum Auftrag (wie viele Bescheide wurden gedruckt und verschickt, Höhe der Portokosten, usw.).Der Auftraggeber erhält automatisch eine Rückmeldung per E-Mail mit Informationen zum Auftrag (wie viele Bescheide wurden gedruckt und verschickt, Höhe der Portokosten, usw.).
- Informationen zum verarbeiteten Auftrag werden automatisch in ein CRM-System übertragen
- Automatische Generierung von monatlichen Abrechnungen zu allen verarbeiteten Aufträgen, vom Druckdienstleister an den Auftraggeber
- Die einzelnen Sendungen werden als PDF/A Dateien mit variablen Namen in einem Archiv abgelegt.
- Und vieles mehr!