Fahrzeugbescheinigungen
Kosten reduzieren und Zeit einsparen
Zulassungsdokumente ohne Wartezeit
Bei der Auslieferung eines Fahrzeugs müssen einige Dokumente zum Fahrzeug erzeugt und dem Kunden ausgehändigt werden. Zusätzlich benötigen sowohl der Fahrzeug-Hersteller, als auch das zuständige Bundesamt eine Verbindung zwischen dem Fahrzeug und den ausgegeben Dokumenten. Gerade bei den vom Bundesamt bereitgestellten Dokumenten, wie dem Fahrzeugbrief, ist diese Information erst nach der Zuordnung durch den Hersteller bekannt.
Die Zusammenstellung der passenden Dokumente, mit Druck der individuellen Fahrzeuginformationen und dem Bereitstellen der Informationen ist ein sehr zeitaufwändiger und mitunter fehleranfälliger, manueller Vorgang.
Durch die Automatisierung des Prozesses mit PlanetPress Connect (neu: OL Connect Professional) konnte die hessler solutions GmbH einem namhaften LKW-Hersteller diese Herausforderungen abnehmen.
Möglich war dies unter anderem durch den Einsatz einer Digitaldruckmaschine des Herstellers Konica Minolta. Die Maschine ermöglicht das Bedrucken des speziellen Papiers der Fahrzeugbriefe und bietet mit dem angefügten Scanner direkt die Möglichkeit der Weitergabe von PDF-Dateien an den PlanetPress Connect (neu: OL Connect Professional) Prozess.
Der Ablauf
Ein zentrales ERP-System liefert täglich Auftragsinformationen zu den benötigten Fahrzeugdokumenten. Dabei wird angegeben welche Dokumente zu welchem Fahrzeug benötigt werden.
PlanetPress Connect (neu: OL Connect Professional) verarbeitet diese Auftragsdatei voll automatisch. Im ersten Schritt werden unterschiedliche Prüfungen und Vorbereitungen zur Verarbeitung durchgeführt. Fehlerhafte Einträge werden aussortiert und an das ERP-System gemeldet.
Zu allen gültigen Einträgen werden Druckdaten erstellt. Bei einigen Dokumenten, wie dem Fahrzeugbrief, ist das Papier bereits von der Bundesdruckerei vorbedruckt und wird lediglich um zusätzliche Fahrzeug relevante Informationen ergänzt. Der in die Druckdaten aufzubringende Inhalt variiert pro Dokumententyp und wird größtenteils direkt aus der Auftragsdatei als variable Information eingebunden. In einigen Fällen müssen komplexe Tabellen befüllt werden. Das Erscheinungsbild und die Logiken zu den einzelnen Dokumenttypen werden einmalig in der grafischen Oberfläche des OL Connect Designers eingerichtet und können jederzeit angepasst oder erweitert werden.
Es gibt unterschiedliche Papierformate für die Dokumente. Größtenteils handelt es sich um das Format DIN-A4, das Format DIN-A3 kommt aber auch vereinzelt vor. Durch die dynamische Schachtansteuerung wird nicht nur das passende vorbedruckte Papier, sondern auch das passende Papierformat ausgewählt.
Pro Fahrzeug gibt es eine unterschiedliche Anzahl an benötigten Dokumenten, die entsprechend berücksichtigt werden. Alle Fahrzeugsätze eines Händlers werden in einem Umschlagssatz zusammengefasst. Dadurch können diese Dokumentensätze zu einem Händler in einem Umschlag versendet werden.
Die einzelnen Druckdaten (pro Umschlagssatz) werden nacheinander an die Druckmaschine gesendet, wobei zwischen den einzelnen Druckdateien abgewartet wird, bis der Scan erfolgreich durchgeführt wurde. Dies gewährleistet, dass die unterschiedlichen Dokumente und Umschlagssätze nicht vermischt werden können.
Die eingescannten PDF-Dokumente werden in einem Soll-Ist Vergleich auf Korrektheit geprüft. Dabei werden die vom ERP-System gelieferten Soll-Informationen gegen die ermittelten Informationen aus dem Scan abgeglichen. Sowohl die Anzahl an einzelnen Dokumenten, als auch die entsprechende Seitenanzahl pro Dokument und die Gesamtanzahl an Seiten werden geprüft. Bei Unstimmigkeiten werden entsprechende Fehlerhinweise an das ERP-System zurückgemeldet, damit ein Mitarbeiter die betroffenen Sätze prüfen und ggf. korrigieren können.
Die einzelnen eingescannten Dokumente (z.B. Fahrzeugbrief, Ausnahmegenehmigung, usw.) werden digital ausgelesen und die benötigten Informationen, wie die Fahrzeugbriefnummer, werden gespeichert. Die Informationsgewinnung erfolgt teilweise über das Auslesen von Barcodes auf den Dokumenten, teilweise per OCR-Lesung. Abschließend werden die einzelnen Dokumente passend benannt und als PDF-Datei für das Archiv bereitgestellt.
Nach Verarbeitung aller Dokumente wird ein Abschlussblatt gedruckt, um den Mitarbeiter an der Druckmaschine mitzuteilen, dass der Auftrag komplett abgeschlossen ist.
Als abschließende Aktion werden die ermittelten Informationen an das ERP-System zurückgemeldet. Bei dem Soll-Ist Vergleich aufgetretene Validierungsfehler werden in einer gesonderten Rückmeldung an das ERP-System übergeben.
Einige Vorteile im Überblick
Manuellen Aufwand reduzieren
Die Zusammenstellung und Verarbeitung von Fahrzeugdokumenten ist in der Regel ein sehr zeitaufwändiger, manueller Prozess mit vielen Arbeitsschritten.
Mit OL Connect Professional kann dieser Zeitaufwand auf ein Minimum reduziert werden. Lediglich die Bedienung der Druckmaschine und des Scanners, sowie der Weitergabe an die Poststelle fallen konkret an. In vereinzelten Fällen müssen fehlerhafte Datensätze kontrolliert und im System korrigiert werden.
Fehler reduzieren
Bei vielen manuellen Arbeitsschritten und einer hohen Belastung, kommt es zwangsläufig zu kleinen Fehlern, die entweder unangenehme Konsequenzen oder einen nachträglich deutlichen Mehraufwand bedeuten.
Durch die Automatisierung der Arbeitsschritte mit OL Connect Professional können die meisten Fehler direkt vermieden werden. Dank der Möglichkeit individuelle Fehlerprozesse zu definieren, kann auf jedes Vorkommen präzise reagiert werden.
Lieferzeiten reduzieren
Durch den aufwändigen Arbeitsprozess, der teilweise von verschiedenen Mitarbeiter oder Abteilungen durchgeführt werden muss, entstehen längere Lieferzeiten bis der Kunde oder Händler die fertigen Fahrzeugdokumente vorliegen hat.
Bei einer automatisierten onDemand Produktion mit OL Connect Professional können die fertig gedruckten und zusammengestellten Dokumente noch am Tag der Meldung an die Versandabteilung übergeben werden. Die Erstellung von digitalen Ausgabedateien bietet zusätzlich die Möglichkeit eilige Dokumente im Vorfeld per elektronischer Übermittlung bereitzustellen.
