PDF Workflow
PDF-Dateien automatisiert verarbeiten
PDF-Dateien auftrennen und anreichern
Eine Stadtverwaltung erstellt aus einem internen Verwaltungssystem komplett fertige, personalisierte Steuerbescheide. Diese Bescheide müssen gedruckt und Porto optimiert versendet werden. Das Verwaltungssystem bietet aber nur die Möglichkeit alle Datensätze/Bescheide in einer einzigen, großen PDF-Datei auszugeben. Die einzelnen Bescheide haben eine unterschiedliche Seitenanzahl.
Die Herausforderungen
- Ermittlung und Teilung der einzelnen Bescheide (Briefe/Datensätze)
- Postleitzahl aus der Briefadresse auslesen
- Briefe nach Portoklassen gruppieren
- Kuvertiermarkierungen aufbringen
Workflow gesteuerte Prozessoptimierung
Der komplette Prozess ist mittels OL Connect Workflow voll automatisiert. Dadurch kann eine schnelle, sichere und kostensparende Abarbeitung des regelmäßig wiederkehrenden Auftrags gewährleistet werden.
Die einzelnen Schritte
FTP Überwachung
Ein vorgegebenes FTP-Verzeichnis wird durch den OL Connect Workflow überwacht. Sobald eine PDF-Datei gefunden wird, wird diese aufgenommen und zur Verarbeitung an OL Connect Professional oder Enterprise weitergegeben.
Datenstrukturierung
Die PDF-Datei wird vom OL Connect Workflow an den OL Connect Datamapper übergeben. Anhand eines eindeutigen Kennzeichens auf der ersten Seite jedes Briefes trennt der Datamapper die PDF-Datei in einzelne Datensätze. Anschließend wird der Adressbereich ausgelesen und anhand einer speziellen Logik die Postleitzahl innerhalb der Adressdaten ermittelt. Das so erzeugte Datenmodell wird dem OL Connect Designer zur Verarbeitung zur Verfügung gestellt.
Inhalt anreichern
- Die im Connect DataMapper erzeugte Datenstruktur wird mit der Connect Design Vorlage verknüpft.
- Die im DataMapper geladene und in einzelne Datensätze aufgeteilte PDF-Datei wird als Hintergrund für das Layout verwendet.
- Es werden OMR-Markierungen zur Kuvertiermaschinen-Steuerung aufgebracht.
Druckausgabe
- Auf Basis der Postleitzahl werden die Datensätze sortiert.
- Anhand der Seitenanzahl des jeweiligen Datensatzes erfolgt eine Gruppierung in Portoklassen.
- Erzeugung der Druckdaten im benötigten Format.
- Übergabe der erzeugten Druckdaten an die Druckmaschine.
Weitere Möglichkeiten
- Der Auftraggeber erhält automatisch eine Rückmeldung per E-Mail mit Informationen zum Auftrag (wie viele Bescheide wurden gedruckt und verschickt, Höhe der Portokosten, usw.).
- Informationen zum verarbeiteten Auftrag werden automatisch in ein CRM-System übertragen.
- Automatische Generierung von monatlichen Abrechnungen zu allen verarbeiteten Aufträgen, vom Druckdienstleister an den Auftraggeber
- Steuerbescheide werden als einzelne PDF-Dateien mit variablen Namen in einem Archiv abgelegt.
- Und vieles mehr!