Tagespost automatisiert
Täglich wiederkehrende Dokumente ohne extra Aufwand verarbeiten
Täglich wiederkehrende Dokumente verarbeiten
Die meisten Druckdienstleister haben regelmäßig wiederkehrende Aufträge zu verarbeiten. Dabei handelt es sich oft um kleinere Auflagen pro Auftrag und der Aufwand ist oftmals nahezu genauso hoch wie bei einmaligen, größeren Aufträgen. Zusätzlich entfällt häufig die Möglichkeit Rabatte beim Postversand zu erhalten, z.B. durch eine DV-Freimachung.
Einige Vorteile im Überblick
Aufwand reduzieren
Obwohl bei täglich wiederkehrenden Druckaufträgen in der Regel Vorlagen existieren, müssen diese manuell herausgesucht und mit den Kundendaten verknüpft werden. Auch werden meist noch manuelle Freigabe-Prozesse verwendet, bei denen eine Freigabe-PDF erstellt und versendet wird. Nach dem Erhalt der Freigabe muss erneut die richtige Vorlage mit der passenden Kundendatei gesucht und verbunden werden, um dann die finalen Druckdaten zu generieren. Dieser Vorgang muss dann für viele kleine Aufträge, unterschiedlicher Kunden durchgeführt werden. Das bedeutet insgesamt viel Aufwand und Zeit, die für andere Aufgaben fehlt.
Mit OL Connect Professional können diese manuellen Tätigkeiten komplett automatisiert werden. Falls zwischendurch eine Anpassung der Vorlage notwendig ist, kann dies sehr schnell und einfach in der grafischen Oberfläche des OL Connect Designers vorgenommen werden.
Kundenbindung
Die Druckindustrie befindet sich in einer Situation des ewigen Preiskampfes. Selbst jahrelange Bestandskunden bewerten regelmäßig Ihre Druckdienstleister neu. Leider basiert dies häufig nur auf dem Preis. Durch die Automatisierung besteht die Möglichkeit den Kunden einen bequemen, zuverlässigen Ablauf zu einem angemessenen Preis zu bieten. Kunden die sich in den Automatisierungsprozess einbinden, bleiben in den meisten Fällen bei Ihrem Druckdienstleister.
Mit OL Connect Professional lassen sich neben der automatisierten Datenverarbeitung auch Protokolle, Abrechnungen und Kundenkommunikationen realisieren .
Kosten einsparen
Die Zusammenfassung mehrerer Druckaufträge, ermöglicht es auch bei vielen kleinen Aufträgen Porto optimierte Leistungen zu verwenden, z.B. die DV-Freimachung. Sortierung nach Postleitzahl, Gruppierung nach Seitengrößen, Erstellung der benötigten Barcodes, uvm. können dabei berücksichtigt werden. Eine Einbindung des Mailoptimizers der deutschen Post rundet den Automatisierungsprozess ab.
Durch den Einsatz dieser Porto optimierten Produkte der deutschen Post, hat der Druckdienstleister die Möglichkeit Rabatte in Anspruch zu nehmen und somit für sich und/oder den Kunden erhebliche Kosten einzusparen.
Mit OL Connect Professional lassen sich alle Vorgaben zur Porto Optimierung umsetzen. Die Einbindung von entsprechenden, automatisierungsfähigen Software-Produkten (z.B. Mailoptimizer) ist ohne große Hürden möglich.
Konkretes Anwendungsbeispiel
Ein Druckdienstleister erhält täglich Kundendaten von verschiedenen Auftraggebern. Dabei variiert die Anzahl der Datensätze pro Auftrag zwischen 10 und 100 Adressen. Die Kundendaten werden über verschiedene Kanäle an den Druckdienstleister übermittelt. Die einzelnen Sendungen müssen noch am gleichen Tag verarbeitet und versendet werden. Nach der Verarbeitung der Aufträge sollen die Auftraggeber ein Protokoll zu den verarbeitenden Sendungen erhalten.
Die Herausforderungen
Die Lösung
Mit Hilfe von OL Connect Professional konnte die hessler solutions eine Automatisierung der Tagespostaufträge umsetzen und damit die einzelnen Herausforderungen meistern.
Die verschiedenen Eingabekanäle (FTP-Verzeichnisse, E-Mail Konten) werden zentral überwacht. Adressdaten im erwarteten Dateiformat werden automatisch aufgenommen, ausgelesen und in eine einheitliche Form gebracht. Die ermittelten Kundendaten werden für eine gesammelte Verarbeitung in einer internen Datenbank gespeichert.
Zu einem - mit den Kunden vereinbarten Zeitpunkt - werden die zuvor gespeicherten Informationen in einer gebündelten Auftragsdatei geschrieben und durch den Mailoptimizer der deutschen Post angereicht. Anschließend werden die angereicherten Informationen mit einer zentralen Vorlage verbunden. Unter Berücksichtigung der Vorgaben zur Portooptimierung werden die Druckdaten generiert und an die Druckmaschine gesendet.
Abschließend wird auf Basis der gesammelten Informationen ein Protokoll für jeden Auftraggeber erzeugt und über den jeweils bevorzugten Kanal zurückgegeben.
